OFFICE BUTTON SEBAGAI PENGELOLA FILE DOKUMEN

BAB II

BUTTON SEBAGAI PENGELOLA FILE DOKUMEN

Office Button berada di sudut kiri atas jendela aplikasi. Pada Office Button berisi fungsi perintah antara lain New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, dan Close. 

Gambar 2 Tombol Office Button

Gambar 2.1 Fungsi Perintah Office Button

Berikut adalah kegunaan dan contoh pemakaian fungsi perintah.

2.1 NEW (Membuat Dokumen Baru)

Untuk membuat dokumen baru klik pada Office Button kemudian New (Ctrl+N). Akan terbuka kotak dialog New Document untuk menentukan jenis dokumen.

 

Gambar 2.3 Kotak Dialog New Document

 Terdapat 2 macam pilihan pada Blank and recent, yaitu:

·      Blank document

Untuk membuat dokumen kosong baru dengan format dan desain standar.

Penggunaan:

Office Button > New > Blank Document > Create

Gambar 2.3 Tampilan lembar dokumen kosong

 ·      New blog post

Untuk membuat artikel blog baru yang dapat dipublikasikan melalui internet sehingga menjadi sebuah halaman web.

Penggunaan:

Office Button > New > New Blog Post > Create

Jika belum memiliki account blog, daftarkan diri pada layanan blog yang direkomendasikan Microsoft Office Online. Untuk melewati pendaftaran account blog klik Register Later.

 2.2 OPEN (Membuka Dokumen)

Untuk membuka dokumen yang tersimpan di komputer klik pada Office Button kemudian Open (Ctrl+O). Akan terbuka kotak dialog Open untuk memilih dokumen yang akan dibuka. Pilih lokasi dan nama file yang akan dibuka. Setelah itu klik tombol Open.

Gambar 2.4 Memilih dokumen untuk dibuka

 

2.3 SAVE (Menyimpan Dokumen)

Untuk menyimpan dokumen aktif yang sedang dibuka pada jendela Microsoft Word klik pada Office Button kemudian Save (Ctrl+S). Jika dokumen masih baru, maka akan muncul kotak dialog pemberian nama file dan penentuan lokasi penyimpanan. Jika dokumen lama, maka file akan disimpan sesuai dengan nama dokumen.

Gambar 2.5 Menyimpan Dokumen

 

2.4 SAVE AS (Save dengan Nama, Lokasi dan Format File Lain)

Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain, format file lain dan lokasi penyimpanan lain. Biasanya untuk membuat backup dokumen. Klik menu Office Button > Save As >…………… atau Save As (F12).

Terdapat 5 pilihan format file antara lain:

·      Word Document: Format file standar (.docx)

·      Word Template: Format file standar (.dotx)

·      Word 97-2003: Format file .doc (versi 97-2003)

·      Find Add-ins for other file formats: Membuat dokumen portable format file PDF atau XPS.

·      Other Formats: dokumen word, template, html, rtf, dan xml.

Gambar 2.6 Tampilan pilihan format file

2.5 PRINT (Mencetak dokumen)

Untuk mencetak dokumen aktif klik pada Office Button kemudian Print (Ctrl+P). Terdapat 3 pilihan fitur tambahan, yaitu Print, Quick Print, dan Preview.

 

Gambar 2.9 Tampilan pilihan fitur pada Print

Fungsi-fungsi fitur:

·      Print (Ctrl+P): untuk mencetak dengan mengatur setting, misalnya jenis printer, halaman yang akan dicetak, jumlah copy cetakan, dan sebagainya.

·      Quick Print: untuk mencetak dokumen secara cepat tanpa mengatur setting percetakan(secara default).

·      Print Peview: untuk melihat terlebih dahulu hasil percetakan dokumen sebelum dicetak melalui printer.

  Gambar 2.10 Mengatur setting percetakan (Ctrl+P)

2.6 PREPARE (Menyempurnakan Dokumen)

Untuk menyiapkan dokumen aktif agar siap didistribusikan filenya klik pada Office Button kemudian Prepare. Terdapat 7 pilihan fitur tambahan, yaitu Properties, Inspect Document, Encrypt Document, Restict Document, Add a Digital Signature, Mark as Final, dan Run Compatibility Checker.

Fungsi-fungsi fitur tambahan:

·      Properties: untuk memeriksa dan menambahkan properti atau keterangan singkat mengenai dokumen aktif.

·      Inspect Document: untuk memeriksa bagian-bagian dokumen yang akan didistribusikan.

·      Encrypt Document: untuk menambah pengaman pada dokumen berupa pemberian password.

·      Restict Document: untuk mengatur hak pemakaian file dokumen yang aktif, agar dapat diberi pengamanan saat didistribusikan via internet.

·      Add a Digital Signature: untuk menambahkan tanda tangan digital pada dokumen aktif.

·      Mark as Final: untuk menandai bahwa dokumen telah selesai. Dokumen hanya dapat dibaca dan tidak dapat diedit lagi.

·      Run Compatibility Checker: untuk memeriksa kemungkinan dukungan MS Word versi lama, agar dokumen dapat dibuka melalui MS Word versi lama.

2.7 SEND (Mengirimkan Dokumen)

Untuk mengirim dokumen ke orang lain menggunakan media internet. Terdapat 2 fitur antara lain E-mail (via E-mail), dan Internet Fax (via Internet Fax).

2.8 PUBLISH (Mempublikasikan Dokumen)

Untuk mempublikasikan file atau materi dokumen ke lokasi lain. Terdapat 3 pilihan fitur antara lain Blog (memposting artikel baru pada web blog), Document Management Server (mempublikasikan dokumen ke alamat server pengelola dokumen di dalam jaringan computer), dan Create Document Workspace (memuat dokumen baru yang hanya dapat diakses oleh beberapa user sekaligus).

Artikel terkait: